Voor de sportvereniging Velvoc VZW waar MeijerIT.be als digitale partner aan verbonden is, zijn wij op zoek gegaan naar een systeem om zowel het takenpakket van de penningmeester als dat van de secretaris te verlichten. Aangezien een heel deel van hun taken nog handmatig gebeurden, is er een op de noden van Velvoc VZW afgestemd systeem ontwikkeld waarbij een groot deel van de ledenadministratie geautomatiseerd werd.

Concreet gaat het over een systeem dat lidgeldbrieven automatisch uitstuurt op een vooraf ingestelde datum, een betaallink aanbiedt en op die manier ook de betalingen opvolgt en afboekt, betalingsherinneringen verstuurt indien nodig en na betaling ook automatisch het attest voor de mutualiteit genereert en verstuurt naar het lid in kwestie.

De voordelen voor de sportvereniging zijn:

• Tijdswinst bij het opmaken van documenten (lidgeldbrieven, documenten mutualiteit) en bij het opvolgen van de betalingen (geen betalingen te controleren mits men de link gebruikt en geen herinneringen meer te sturen).
• Kans op fouten bij het opstellen van documenten of opvolgen van betalingen wordt ernstig beperkt.
• Mailen vanuit de backend naar een ploeg / het bestuur / sponsoren / … zonder dat degene die de mailing verstuurt beschikt over de e-mailadressen (GDPR).
• Het systeem is op maat van verenigingen ontwikkeld en dus zeer gebruiksvriendelijk.
• 1 vaste prijs voor het systeem bij opstart, nadien een jaarlijkse onderhoudskost. In tegenstelling tot andere systemen voor ledenbeheer waarbij je jaarlijks een bedrag per aangesloten lid betaalt, is dit voor verenigingen vanaf 80 leden ook een besparing in vergelijking met soortgelijke pakketten.
• Eenvoudig overzichten te genereren uit het systeem.
• Koppeling naar de website om ploegsamenstelling weer te geven.

Verder biedt MeijerIT ook de mogelijkheid aan om online inschrijvingen voor sportkampen of sportstages mogelijk te maken.

De deelnemers schrijven in via de website van de club, krijgen een betaallink en de inschrijving wordt pas definitief eens er betaald is. Ook hierbij is de mogelijkheid voorzien om de documenten voor de mutualiteit evenals fiscale attesten 281.86 af te leveren voor belastingaftrek kinderopvang voor de deelnemers.

Test het hier zelf! Om de situatie te testen waarin u een reeds aangesloten lid wenst in te schrijven voor een sportkamp kunt U het nummer DB20220202 gebruiken.

Zoals u zult merken wordt het lidnummer getoetst aan de ledendatabase om fraude te voorkomen!

Naast het ledenbeheer en tools voor inschrijvingen voor kampen, stages of andere activiteiten kunt U als vereniging ook bij MeijerIT terecht voor het faciliteren van een webshop. Denk hierbij aan een permanente webshop indien je clubmateriaal online wil verkopen maar denk vooral ook aan tijdelijke webshops voor de verkoop van allerhande producten voor het spijzen van de clubkas (wafelverkoop, wijnverkoop,…)

Is uw vereniging op zoek naar een gebruiksvriendelijke en betaalbare oplossing voor het ledenbeheer of een oplossing voor de digitale inschrijving en betaling van van activiteiten of acties om geld in te zamelen? Contacteer ons dan zeker via het contactformulier!

Mochten er nog andere wensen zijn (meertalig bijvoorbeeld), dan zitten wij daarover graag eens samen. Het is zeker mogelijk om aan uw noden aangepaste functionaliteit toe te voegen!