Vanuit de VEOS-group kwam de vraag of de papertrail niet verminderd kon worden door zoveel mogelijk documenten die geschreven worden door de chauffers bij de ophalingen van grondstoffen voor de voedingsindustrie zoveel mogelijk te vervangen door digitale formulieren. Daarbij is de stamdata afkomstig uit Microsoft Dynamics AX.

Nadat de chauffeur op basis van de stamgegevens, (selectie rijdende eenheden en leverancier) gegevens heeft gevoegd (temperatuur, resultaten van staalanalyse, …) worden deze gegevens teruggestuurd naar Microsoft Dynamics AX om op basis van de toegevoegde gegevens de nodige handelingen zoals facturatie en eventueel probleemoplossing bij de leveranciers te kunnen doen.

Als er vervaldata van voertuigkeuringen uit de vloot of rijbewijzen en andere persoonlijke documenten van de chauffeurs dreigen te vervallen verstuurt het systeem vanaf een maand voorafgaand aan de vervaldatum een herinnering. Dit gebeurt zowel per mail als SMS.

Ook gebeuren er de nodige foutcontroles zodat de grondstoffen in het juiste type trailer worden geladen en de chauffeur erop geattendeerd wordt als er iets niet klopt of verdere bewerking zelfs wordt geblokkeerd indien de combinatie tussen grondstof en trailer niet toegelaten is.

Stamdata wordt gepusht naar Microsoft Dynamics AX en deze komt het ook weer ophalen.

Afhankelijk van waar de chauffeur zich bevindt in het proces van ingave worden de benodigde documenten in PDF-formaat gegenereerd en rechtstreeks naar leveranciers, chauffeurs en betrokkenen verzonden zodat de papieren versie overbodig is geworden.

Na een uitgebreide testperiode is het project nu opgeleverd voor de vestigingen in België en Frankrijk. Er wordt gewerkt aan verdere uitrol naar Spanje en Brazilië!

Deze tool is niet openbaar beschikbaar. Indien U een demonstratie wenst, neem dan contact op!